Consignes pour la publication dans HAL pour les membres du LIRIS.

 

Préambule :

 

HAL (pour Hyper Articles en Ligne) est un gestionnaire de publications, ouvert, et créé par le CNRS et plus spécifiquement le CCSD.

Il a pour vocation de regrouper toutes les productions scientifiques françaises, et plusieurs instituts imposent ou recommandent fortement son utilisation (l'INRIA et le CNRS par exemple).

 Le LIRIS suit cet exemple et les publications des membres du laboratoire doivent maintenant être déposées dans HAL.

Les publications présentes dans HAL seront visibles depuis les pages des membres et des équipes de façon similaire aux publications actuelles.

Point d'entrée de la documentation HAL : https://doc.archives-ouvertes.fr/

Création d'un compte sur HAL

Vous devez disposer d'un compte sur HAL pour l'utiliser en tant que déposant.

L'URL est : https://hal.archives-ouvertes.fr/

Pour créer votre compte, suivre : documentation HAL

Une fois le compte créé, identifiez-vous sur le site https://hal.archives-ouvertes.fr/

Création d'un identifiant HAL

L'identifiant HAL permet de regrouper toutes vos publications sous votre « identité unique », car un auteur peut se voir affecter un identifiant différent selon le contexte (laboratoire/équipe de rattachement, adresse mail…) mais aussi en fonction de la graphie utilisée (accents ou pas, initiale ou prénom complet, majuscules…). Cet identifiant vous est personnel, seul vous pouvez le créer. Cette action n'est à réaliser qu'une fois.

Pour créer votre IdHAL, suivre : documentation HAL 

Attention : pour créer un identifiant HAL (IdHAL), vous devez avoir au moins une publication saisie dans HAL.

Important : vous devez associer à cet identifiant HAL toutes vos "formes auteur".

Par la suite vous pourrez sur cette même page ajouter ou supprimer des "formes auteur" de la même façon.

Remarque : cet identifiant HAL n'est pas la même chose que votre « login » HAL. Le second vous identifie auprès de HAL pour accéder aux services proposés, le premier permet de regrouper sous une même identité diverses « variantes d'auteurs » présents dans HAL.

Lorsque votre IdHAL sera créé, vous devez le saisir dans votre profil sur le site du LIRIS (https://liris.cnrs.fr/intranet/mes-ressources, "Éditer ma fiche membre") pour que vos publications apparaissent sur votre page personnelle.

Déposer une publication

→ documentation HAL

Lorsque vous déposez une publication, soyez extrêmement vigilants sur la sélection des auteurs et leur affiliation.

Si les métadonnées ont été pré-remplies par HAL via le DOI ou un PDF (par exemple), vous devez impérativement contrôler la validité des auteurs et de leurs affiliations, des erreurs sont régulièrement constatées.

Vous devez vous assurer d'être rattaché (affilié) à votre équipe (ou à vos équipes le cas échéant). Il est inutile d'être rattaché au LIRIS, car c'est automatiquement fait à travers votre équipe. Vos responsables d'équipe ont les informations et doivent vous avoir indiqué quelle affiliation choisir.

En étant connecté aller sur l'onglet « Dépôt » et suivez les instructions.

Quelques éléments importants :

  • lorsque vous indiquez les auteurs l'interface vous propose automatiquement des auteurs enregistrés correspondant à ce que vous tapez. Un auteur ayant un identifiant HAL apparaîtra en vert, pensez-y. Ne créez un nouvel auteur QUE s'il n'existe pas déjà dans HAL, sinon cela crée des doublons. Il peut exister des homonymes : vérifiez les autres informations (éventuellement) affichées comme l'adresse mail ou l'unité d'appartenance

  • attention à l'ordre nom/prénom : lorsque vous créez un nouvel auteur c'est le nom qui est demandé en premier
  • la quasi-totalité des laboratoires existe déjà, ainsi que toutes les équipes du LIRIS. Ne créez JAMAIS d'équipe LIRIS. S'il en manque (par ex. d'anciennes équipes) le signaler à la Cellule SI qui se chargera de les créer

  • lorsque vous indiquez les équipes, l'interface vous propose automatiquement des équipes enregistrées correspondant à ce que vous tapez. Les équipes du LIRIS apparaîssent obligatoirement en vert.
  • Attention :  il existe des équipes de même nom que certaines équipes du LIRIS mais associées à d'autres laboratoires. Vérifiez bien que celle que vous sélectionnez est affiliée au LIRIS : en dessous du nom de l'équipe doit apparaître en un peu plus petit le nom du laboratoire dont dépend l'équipe (prendre évidemment celle rattachée au LIRIS).
    Exemple ci-dessous : équipe BD qui existe aussi au LIP6, bien prendre celle indiquée "LIRIS"

Homonyme équipe

Pour les publications en texte intégral (vous déposez un document électronique associé aux métadonnées), il y a une étape de validation chez HAL : votre publication ne sera pas visible immédiatement.

Avantages de l'IdHAL

Lorsqu'une publication est déposée en utilisant les IdHAL des auteurs, ceux-ci sont notifiés du dépôt de la publication et en reçoivent automatiquement la propriété. Cela leur permet de corriger toute méta-données éventuellement incorrecte.

Donc si vous avez un identifiant HAL (IdHAL), indiquez bien cette information à ceux susceptibles de publier vos publications (votre nom doit apparaître en vert) afin d'éviter d'avoir à les corriger plus tard. Le cas échéant vérifiez-les et éventuellement demandez au déposant de faire les corrections si besoin ou de vous ajouter propriétaire pour le faire vous-même.

Gérer sa liste de publications

→ documentation HAL

En étant connecté aller dans l'onglet « Mon espace » et sélectionner « Mes dépôts ». Vous avez accès à la liste de toutes les publications dont vous êtes le propriétaire et vous pouvez les sélectionner pour les modifier, ou encore partager leur propriété avec d'autres, ce qui peut également être fait depuis « Mon espace > Mes partages de propriétés ».

Comment contrôler mes publications

Si la publication a été correctement saisie elle doit apparaître sur le site du LIRIS dans :

  • la liste globale des publications du laboratoire
  • la liste des publications de la ou des équipes des auteurs LIRIS
  • la liste des publications sur les pages personnelles des auteurs LIRIS

Si ce n'est pas le cas vous devez la corriger.

En cas de publication erronée dans HAL

Que faut-il corriger, a minima :

  • si elle n'apparaît pas dans les publications de l'un des auteurs
    • la forme associée à son IdHAL (en vert) n'a pas été sélectionnée,
    • ou l'auteur n'a pas encore d'IdHAL,
    • ou encore il possède un IdHAL mais ne l'a pas renseigné dans sa fiche-membre LIRIS
  • si elle n'apparaît pas dans les publications de la ou des équipes des auteurs
    • les auteurs n'ont pas été affiliés à leurs équipes LIRIS
    • cas particulier pour Beagle : les auteurs n'ont pas été affiliés à l'équipe Beagle et au laboratoire LIRIS
  • si elle n'apparaît pas dans les publications du laboratoire
    • aucun auteur n'a été affilié à son équipe de recherche

Pour effectuer la correction vous devez être identifié sur HAL et avoir la propriété de la publication concernée : vous avez alors accès au bouton « Modifier les métadonnées » situé en bas de la publication.

Si vous n'avez pas la propriété d'une publication vous devez la demander au déposant. Vous avez deux possibilités :

  • utiliser le bouton « Demander la propriété » situé en bas de la publication
  • contacter directement le déposant pour qu'il fasse la correction. Vous pouvez trouver le nom et l'adresse mail du déposant en dessous de la publication dans HAL : « Contributeur : XXX YYY <xxx.yyy@somewhere.domain> »
  • en dernier recours si le propriétaire ne répond pas vous devez contacter le support HAL (voir http://support.ccsd.cnrs.fr/ et/ou par mail hal.support@ccsd.cnrs.fr)

Documentation générale HAL

Point d'entrée de la documentation

Guide de l'utilisateur